Praktisk föreningsekonomi 1.

En presentation över ämnet: "Praktisk föreningsekonomi 1."— Presentationens avskrift:

1 Praktisk föreningsekonomi 1

2 Gillar du ekonomi?

3 Varför ”praktisk föreningsekonomi”?
…? Fler behöver ”erövra” ämnet. Inte en bok om bokföring…… utan om praktisk ekonomi. Två ”läsare” Kassör och övrig styrelse. Så de kan börja arbeta inom styrelsen och utåt på ett annat sätt ”Alla” i föreningen, så de kan lära sig mer om ekonomi. ”Bjuda in” fler till att fundera kring hur vi får in pengar och vad det används till. ”Enkelt” skriven – för att inte avskräcka men mycket ”svår” att tillämpa. Allt mer pengar behövs i idrotten Svårare att engagera ideella krafter, bl a till att dra in pengar Vissa saker väldigt ”basic”. Egna erfarenheter visar dock att det ändå finns en hel del okunskap om t ex kiosk, fest osv. Man har inte diskuterat detta på något systematiskit sätt..

4 En utmaning ... Öka intäkterna (minska kostnaderna) genom…
…ökat engagemang från ideella… bl a genom… ...mer och bättre information…och ...mer medvetna och systematiska modeller

5 Önskat resultat? Fler börjar ”gilla ekonomi”
Fler idéer i föreningen om hur man kan spara pengar och öka inkomsterna Fler som förstår varför det kostar som det gör Fler som aktivt engagerar sig i intäktsarbete En mer ”avslappnad” styrelse – pga mer delat ansvar. Mindre ”gruff” kring intäktsarbete

6 Särskilt användbar när…?
Svag ekonomi Vilja till satsning finns, men pengar saknas Det ”gruffas” i föreningen kring alla lotter som ska säljas… Det ryktas om ”inofficiella lagkassor”. Vissa lag/individer bidrar inte i intäktsarbetet ”Bad blood” mellan individer, föräldrar… Svårt att rekrytera till styrelsen (god ordning på ekonomin underlättar)

7 Praktisk föreningsekonomi
Vad går pengarna till? Om kostnadsmedvetenhet Varifrån kommer pengarna? Om bidrag, avgifter, sponsring, lotterier, kiosk, m m Modeller för att arbeta med intäkter Lagkassor och intäktsfördelning Uppföljning av föreningens ekonomi Några ord till kassören Om rapporter, uppföljningar och förändringsarbete Om vad häftet innehåller

8 1. Vart går pengarna? Antagande: Människor hjälper till att dra in pengar om de vet vad de används till. Vad kostar en aktiv? Er egen kunskap? Vet föreningarna detta? Diskussionspunkt i smågrupper.

9 Kostnad för fotbollspelare
Kr Plan och hallhyror 100 Domare 160 Startavgifter (serier) 50 Lotterikostnader 30 Idrottsmaterial 330 Förbrukningsmaterial Breddläger Souvenirer El och vatten 290 Underhåll fotbollsplaner 480 Reparation fastigheter 170 Hyrbil 10 Medlemsaktiviteter (tidning, fest) Kontorsmaterial, kopiering, porto 120 Telefon, fax, bredband Försäkringar 40 Licens och förbundsavgifter 20 Löner inkl sociala avgifter 1 180 Bilersättning 60 Ledarutbildning 190 Avskrivningar 90 Bankkostnader, räntor Övriga kostnader Summa kronor per spelare 3 800 Ingen ordentlig dokumentation finns – vad jag vet. Lös information om allt från 2000 till 5000 för fotboll för basket. Osv. Frågor, funderingar? Svårt att göra denna fördelning i förening med a) flera sektioner b) senior och ungdom. Vilka är kostnadsdrivarna? Antal spelare? Antal träningar? Slitage per tim?

10 Centralt? Att kompetens för kostnadsfördelning finns.
Om det inte finns…?

11 Kostnader… Lite om budgetarbete Hur man kan spara pengar..

12 Koll på läget ... Vi vet vad en aktiv kostar.
Alla medlemmar får information om vilka kostnader föreningen har för sina aktiva. I budgetarbetet gör vi alltid en översyn av våra kostnader och diskuterar vilka vi kan sänka. Vi vet vilka vi kan fråga om gåvor och tjänster. Vi har ordnat inköpsrabatter.

13 2. Varifrån kommer pengarna?
Bidrag Medlems- & träningsavgifter Sponsring Lotterier Kiosk Medlemsfester Övriga intäktskällor Finns kanske inte så mycket att säga om de första 2. Avgifter måste sättas i relation till övrigt arbete, lotter, osv. Sponsring lämnar vi därhän.

14 Lotterier Eget eller andras? Lotterikorg Organisera lottförsäljningen
Dela upp. Utbilda. Följ försäljningsutvecklingen Säljargument

15 Säljmanus ”Jag kommer från föreningen Bättre IF. Jag undrar om du vill ta chansen att vinna kronor direkt på skrapet? Det kostar dig då 25 kronor varav 10 kronor går till ungdomsverksamheten i Bättre IF. Jag spelar själv fotboll i flickor 10 och vi behöver pengar till nya fotbollar. Vinstchansen är en på fyra. Du får två lotter för 50 kronor.”

16 Säljmanus Vad är ”grejen” i föregående manus? Föreningens namn
Fokus på nyttan för köparen Sedan priset, som direkt följs av hur mycket som går till välgörande ändamål. Sedan specificering av det välgörande ändamålet. (laget och vad pengarna ska användas till) Vinstchansen anges (stor skillnad mellan lotterier) Framlyftande av att man kan köpa 2… …vilket gör att en del tycker det blir för mycket och alltså ”…det får räcka med en”…

17 Kiosk Vad säljer vi? Hur köper vi in? Hur sätter vi rätt pris?
Hur ska vi organisera kiosken? Vem ska sköta försäljningen? Känt, okänt, nytt, gammalt… Bassortiment Pris: För lågt, för högt. Växelkassa vs småbitar som fyller upp . Skyltar, snurror, korgar, osv. Utrymme! Snabb hantering! Vem? Kodlås, instruktioner, lager, förvaring…

18 Kioskfunderingar Hur skulle vi kunna utveckla kioskverksamheten?
På vilka sätt kan vi göra själva försäljningsytan bättre i vår kiosk? Vet vi vad vi tjänar på olika varor i kiosken? Hur ser vårt bassortiment ut i dag? Hur skulle det kunna förändras?

19 Övrigt Medlemsfester Cuper Marknader Projektbidrag Idrottsskola
Lärgrupper ..

20 Koll på läget ... Vi vet hur mycket intäkter vi får in genom avgifter, bidrag, kiosk, osv. Vi har en bra modell för de lotter vi säljer. De som säljer är utbildade. Vi har en sponsringspolicy som är förankrad bland medlemmarna. Våra metoder för att bearbeta och följa upp sponsorer fungerar bra. De fester vi anordnar ger bra överskott. Vi har en bra organisation för vår kioskverksamhet. Det är så bra ”snurr” som det kan bli i kiosken. Vi undersöker och testar kontinuerligt nya intäktsmöjligheter.

21 3. Modeller för att arbeta med intäkter
Enkel avgiftsmodell Ta ut avgift som täcker allt. Toppstyrd betingmodell Bestäm vilka jobb som ska utföras, lotter som ska säljas Decentraliserad betingmodell Den aktive eller respektive lag bestämmer själva hur de ska dra in de pengar som behövs.

22 Toppstyrd modell Fördelar? Lika för alla Spar tid
Snabbar beslutsprocess Springer inte på samma…sponsorer Bättre samverkan Kontroll (skatter…) Nackdelar? Fördelar: Styrelsen har kontroll över vad som utförs. (förutom det inofficiella). Slipper krockar mellan lag Nackdelar Vi vet inte hur mkt vi får in på en timmes lottförsäljning vid Konsum. Styrelsen ensamma om det går snett. Svårare rekrytera till styrelsen Man tvingas sälja/göra sånt man inte tror på, gillar eller kan.

23 Decentraliserad modell
Fördelar Ökat engagemang Fler idéer Fler kontakter Avslappnad styrelse Nackdelar Fördelar: Inte bara styrelsen som får axla ansvaret. Delaktighet föder engagemang Frigör kreativitet. Många fler idéer. Nackdelar Kan bli lite ”kamp” mellan lagen om att hitta idéer. Vad händer i de lag där man inte klarar av att räkna, fixa, osv.? Kom alltid ihåg vad alternativet är. Blir det verkligen bättre i en toppstyrd modell? Viktigt: Att LAGET tillsammans bestämmer om t ex köpa sig fri.

24 Koll på läget ... Vi är medvetna om vilken modell vi har för att arbeta med intäkter. Medlemmarna stödjer den modell vi använder. Vår modell stimulerar en ökad föreningskänsla samtidigt som den ger tillräcklig motivation för enskilda medlemmar.

25 4. Om lagkassor och intäktsfördelning
Officiella och ”inofficiella” lagkassor Modeller Allt går alltid till den gemensamma kassan. En större del går alltid till den gemensamma kassan. Fördelningen varierar beroende på vem som ordnat intäkten. Att lagen drar in egna pengar och har dem i byrålådan hemma (= inofficiell lagkassa). Det är inte bra, men det är så det fungerar i många lag. Jag tycker: acceptera att de finns (så är verkligheten), plädera för att det inte är bra, försök hitta officiella modeller för intäkter som medlemmarna ”gillar” och accepterar. Då minskar dessa. Ett led i det, bokföringsprogram och bokföring som gör att vi enkelt kan hantera officiella lagkassor i vårt system. Vad har ni för erfarenheter? Det blir ”problem” oavsett vilket vi väljer. Finns ingen problemfri modell.

26 Koll på läget ... Vi har i vår förening bra koll på och en tydlig policy kring eventuella lagkassor. Vi har hittat en bra balans där medlemmarna bidrar till såväl den allmänna kassan som lagkassan.

27 5. Uppföljning av ekonomi
Resultatuppföljning Går vi ihop? Balansuppföljning Har vi pengar att betala de närmaste räkningarna? Det viktiga: Hur ser prognosen för helåret ut? (se tabeller i boken) Balanserat styrkort. Kräver att kassören är ordentligt insatt i verksamheten… annars kan man inte uttala sig om prognosen. Kunder Innovation o lärande Interna processer Ekonomi

28 6. Några ord om kassörens uppgift
Att främja medvetenhet och förståelse om ekonomi hos alla medlemmar. Att i dialog med styrelsepersoner, sektionsansvariga, projektledare, etc., ta fram relevanta rapporter och hjälpa till med uppföljningar som leder till att nödvändiga åtgärder vidtas. Att driva utvecklingen av modeller för att arbeta med intäkter och modeller för intäktsfördelningar. Det är att arbeta med förändring. ABSOLUT ESSENTIELLT att förstå att förändring av intäktsmodeller innebär en organisationsförändring… och måste hanteras som en sådan. Turbulens, Ansvar, identitet, kunskap, förtroende, delaktighet, vilja, …. Reaktioner: Positiva Negativa Likgiltiga

29